Procedury stosowane przez rzeczników zaufania w procesie mediacji

Rzecznicy zaufania w PW w swoich działaniach opierają się na zasadach etycznych oraz standardach działania przyjętych przez Międzynarodowe Stowarzyszenie Ombudsmanów. W procesie mediacji stosowane są ą w PW zasady i procedury przyjęte jako kluczowe dla pracy mediatorów, tj.: poufność, neutralność i bezstronność mediatora oraz dobrowolność stron do uczestniczenia w mediacji. 

Zgłoszenie 

Każdy zainteresowany ma możliwość zgłoszenia ( ustnego lub pisemnego), że wobec niego stosowane są nierówne traktowanie (dyskryminacja  tym molestowania i mobbing) do rzecznika zaufania lub uczelnianego rzecznika zaufania. 

Zgłoszenie powinno zawierać: 

1. Opis działań lub zachowań, które zdaniem zainteresowanego stanowią nierówne traktowanie (dyskryminację w tym molestowanie i mobbing);
2. Imię i nazwisko osoby lub osób, które zdaniem zainteresowanego są winne niepożądanemu zachowaniu;
3. Przedstawienie dowodów potwierdzających, że zgłoszone nieprawidłowe zachowanie lub działania miały miejsce. 

W przypadku ustnego zgłoszenia rzecznik zaufania zobowiązany jest do sporządzenia notatki ze zgłoszenia, zawierającej te same elementy, które powinno zawierać pisemne zgłoszenie zainteresowanego. 

Etapy mediacji 

Procedura mediacyjna powinna rozpocząć się w ciągu 10 dni od daty zgłoszenia problemu. Rzecznik rozpoczyna procedurę od spotkań z zainteresowanymi stronami. Rozpoznaje problemy, diagnozuje rodzaj konfliktu, podejmuje decyzję, czy sprawa nadaje się do mediacji i po otrzymaniu od stron zgody na przystąpienie do mediacji oraz akceptacji prowadzącego postępowanie, wszczyna postępowanie mediacyjne.

I etap mediacji: spotkania indywidualne z każdą ze stron, podczas której rzecznik formalnie zapoznaje strony z zasadami mediacji, ich regułą i prawnymi konsekwencjami dotyczącymi problemu. Strony przedstawiają mediatorowi swój punkt widzenia na konflikt i sposób jego rozwiązania.

II etap mediacji: bezpośrednie spotkania mediacyjne, podczas których strony same wypracowują najlepsze dla siebie rozwiązania przy komunikacyjnej pomocy mediatora. Mediator pomaga stronom sformułować na piśmie treść ugody, aby była konkretna, zgodna z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa (nie dążyła do obejścia go) i polityką związaną ze społeczna odpowiedzialnością Politechniki Warszawskiej. 

Na tym etapie mediacji istnieje możliwość prowadzenia tzw. pośrednich sesji mediacyjnych, tj. strony mediują za pośrednictwem mediatora który przekazują stronom ich wzajemne oczekiwania wobec siebie. 

III etap mediacji: strony podpisują wypracowaną przez siebie przy pomocy mediatora treść ugody. Mediator sporządza kilka jednobrzmiących egzemplarzy, po jednym dla każdej ze stron postępowania oraz jeden egzemplarz do celów archiwalnych. 

Obowiązkiem mediatora jest sporządzenie także do celów archiwalnych sprawozdania z mediacji ( którego forma powinna być zgodna z powszechnie obowiązującymi zasadami prowadzenia mediacji, patrz: mediacje sądowe). Sprawozdanie jest sporządzone nawet wówczas gdy ugoda nie została zawarta. 

Zakończenie 

Postępowanie mediacyjne powinno zostać zakończone w okresie 3 miesięcy od dnia zgłoszenia (może zostać przedłużone jeśli będzie to sprzyjać ugodowemu załatwieniu sprawy).

W przypadku braku rozstrzygnięć mediacyjnych lub kiedy zainteresowany nie widzi możliwości przeprowadzenia działań mediacyjnych, może złożyć skargę w terminie 14 dni od zakończenia postępowania mediacyjnego odpowiednio do: Rektora, prorektora ds. ogólnych, a w przypadku studentów i doktorantów odpowiednio do prorektora ds. studenckich, prorektora ds. nauki, prorektora ds. studiów lub prorektora ds. ogólnych- co rozpoczyna formalny (dyscyplinarny) etap procedury. 

W przypadku nierozstrzygnięcia sprawy w postępowaniu mediacyjnym rzecznik zaufania przedstawia stronom informację na temat regulacji prawnych w zakresie przeciwdziałania dyskryminacji na PW i wskazuje osoby właściwe do dalszego procedowania.